Companiile care au cerut restituirea TVA trebuie să fie supuse unui proces de verificare fiscală înainte de a primi sumele solicitate, iar decizia finală cu privire la acordarea restituirii se va baza pe rezultatele acestui control.
În timpul verificării, autoritățile fiscale pot solicita o serie de documente specifice, dar această listă nu este completă. Documentele solicitate în timpul procesului de verificare fiscală pot include:
– contracte comerciale, facturi și documente vamale pentru exporturi / importuri efectuate;
– registrele de vânzări și achiziții;
– declarațiile de TVA depuse pentru perioadele fiscale pentru care se solicită restituirea TVA;
– balanțele de verificare;
– documente justificative, cum ar fi situații de lucrări, devize, documente de transport, foi de parcurs etc.;
– alte documente specifice domeniului de activitate.
Inspectorii pot cere și alte documente
Cu toate acestea, este important să se țină cont de faptul că lista menționată anterior nu este completă, așadar inspectorii fiscali au dreptul să solicite orice alte documente pe care le consideră necesare pentru a justifica restituirea TVA. În cazul în care documentele solicitate nu sunt redactate în limba română, autoritățile de control pot solicita traducerile autorizate corespunzătoare.
În ceea ce privește aspectele de formă la care inspectorii fiscali tind să acorde o atenție deosebită, se recomandă o verificare prealabilă a facturilor primite pentru a se asigura că acestea conțin toate elementele obligatorii prevăzute în Codul Fiscal. În cazul în care se constată absența unor elemente obligatorii, compania poate solicita furnizorilor săi să corecteze documentele în cauză din timp. Aceasta ar putea ajuta la evitarea unor posibile probleme în timpul procesului de verificare fiscală.
Ce trebuie să conțină documentele pentru a fi considerate facturi
Conform prevederilor Codului Fiscal, documentele sau mesajele în format hârtie sau electronic sunt considerate facturi, dacă includ obligatoriu următoarele informații:
– un număr de ordine unic, bazat pe una sau mai multe serii, care identifică factura în mod unic;
– data emiterii facturii;
– data livrării bunurilor/prestării serviciilor sau data încasării unui avans, dacă această dată este anterioară datei emiterii facturii;
– denumirea/numele, adresa și codul de înregistrare în scopuri de TVA sau, în cazul în care este aplicabil, codul de identificare fiscală al persoanei impozabile care a furnizat bunurile sau a prestat serviciile;
– denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit în România și care și-a desemnat un reprezentant fiscal, precum și denumirea/numele, adresa și codul de înregistrare în scopuri de TVA ale reprezentantului fiscal;
– denumirea/numele și adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum și codul de înregistrare în scopuri de TVA sau codul de identificare fiscală al beneficiarului, dacă acesta este o persoană impozabilă sau o persoană juridică neimpozabilă;
– numele/beneficiarul care nu este localizat în România și care a desemnat un reprezentant fiscal, precum și numele/reprezentantului fiscal, adresa și codul de înregistrare;
– denumirea și cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum și specificațiile privind definirea bunurilor, în cazul livrării intracomunitare de mijloace de transport noi;
– baza de impozitare a bunurilor și serviciilor sau, după caz, avansurile facturate, pentru fiecare cotă, scutire sau operațiune netaxabilă, prețul unitar, fără taxă, precum și reducerile, discount-urile, risturnele și alte reduceri de preț, în cazul în care acestea nu sunt incluse în prețul unitar;
– indicarea cotei de taxă aplicate și a sumei taxei colectate, exprimate în lei, în funcție de cotele de taxă;
-în cazul în care factura este emisă de beneficiar în numele și în contul furnizorului, mențiunea „autofactură”;
– în situația în care se aplică o scutire de taxă, trebuie făcută trimitere la mențiunile care indică faptul că livrarea de bunuri sau prestarea de servicii face obiectul unei scutiri;
– în cazul în care clientul este persoana obligată la plata TVA, trebuie menționat „taxare inversă”;
– dacă se aplică regimul special pentru agențiile de turism, trebuie menționat „regimul marjei – agenții de turism”;
– în cazul în care se aplică unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de artă, obiecte de colecție și antichități, trebuie menționată una dintre următoarele mențiuni: „regimul marjei – bunuri second-hand”, „regimul marjei – opere de artă” sau „regimul marjei – obiecte de colecție și antichități”;
– în cazul în care exigibilitatea TVA intervine la data încasării integrale sau parțiale a livrării de bunuri sau a prestării de servicii, trebuie menționat „TVA la incasare”;
– trebuie făcută referire la alte facturi sau documente emise anterior atunci când se emit mai multe facturi sau documente pentru aceeași operațiune, potrivit Contabilul.
